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部下にも教えたい社員証や入館証を絶対失くさないための8つの対策まとめ

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あなたも会社や派遣先で、 社員証や入館証を渡されているのではないでしょうか。

企業におけるセキュリティ事故の多くは、 メールのご送信と入館証の紛失です。

入館証を失くすとどうなるか、 会社でもうるさく言われていると思いますが、 今一度おさらいです。

入館証を失くすとどうなる?

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もし、入館証を拾った他人が入館証を使い、 会社の内部に侵入したらどうなるでしょうか。

会社のなかには極秘情報がいっぱいです。

個人情報、 社内秘の営業情報が盗まれたり、 個人情報の漏洩なんかに発展すれば、 億単位かそれ以上の損失になりかねません。

また、それらの損失(賠償責任など)は 会社が被って終わり、ではありません。

入館証を失くした本人に対しても 損害賠償が発生する可能性があります。

僕がいるシステムエンジニアの業界では、 客先に常駐して仕事をすることは一般的です。

つまり、お客さまの会社の入館証をお預かり するわけです。

当然、借用した入館証を無くすと 客先の信用を失います。

信用を失うのはあなただけではなく、 所属している会社もです。

良くて取引停止、 下手すれば損害賠償が発生します。

このインシデントのたちが悪い点は、 謝っても許されないってところです。

「無くした入館証が見つかるまで探せ!」

社員総出で不眠不休で捜索活動をした、 なんて話も聞きます。

怖いですね。

入館証紛失の事例

私の経験でもっとも酷かった事例を ご紹介しておきましょう。

私の入場が決まっていたシステム開発の 案件があありました。

ですが、事件が起きて仕事が白紙になりました。

お察しの通り、 原因は先に参画していたメンバーの セキュリティ事故(入館証紛失)です。

飲み会で酔っ払い、 帰りに入館証が入ったバッグを まるごとどこかに置き忘れたらしいです。

その結果、相手企業との全面的な取引停止に発展しまして、 結果的に当事者でもない私も入場が白紙になったわけです。

最悪ですよね。

自分は気をつけていても他人の不注意で被害を被ったので、 とても記憶に残っています。

社会に出れば、行動に責任が伴います。

社会人経験が長く、信用が厚い人ほど、 社員証や入館証の紛失防止策をしっかりやっています。

今回は、僕が社会人生活15年の経験で、 かなり効果的だった紛失の対策を ずらっとまとめてみました。

是非参考にして組織運営に役立ててください。

1. 会社とプライベートのバッグを分ける

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バッグはプライベートと仕事で分けましょう。

信じがたいのですが、 仕事のバッグをプライベートでも使っている人がいるんです。

「かばんに入館証入れっぱなしで遊びに行ったら失くしました。」

という事例は、社会に出たばかりの新入社員や 若手の子に多いです。

仕事用のバッグとプライベートを分けるように、 ルールを決めておくだけでも抑止効果になりそうですね。

2. 入館証を入れる定位置をつくる

入館証を入れる定位置をカバンの中で決めておきましょう。

トートバッグのように、 ポケットがないものは避けたほうが無難です。

しまう定位置はファスナー付きのポケットが望ましいです。 そして、そのポケットには他のものを絶対に入れてはいけません。

開け締めが頻繁なポケットに入館証を入れてしまうと、 なにかの拍子に落としたり、 取り出したものにひっかかるので、 非常に危険です。

例えば定期券と同じポケットとか最悪ですね。 そのうち駅で落としますよ。

入館証をしまうポケットは、 開け締めを最小限にするために、 他には何も入れないようにしましょう。

3. 電車の網棚にかばんを置かない

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かばんを網棚に置いてはいけません。

こちらは、年配の方がやりがちです。

最近では網棚は危険という考えが定着しつつあるので、 普段は気をつけている、という方も多いでしょう。

しかしながら、このケースで失くすのは飲み会の後がほとんどです。

入館証が入ったカバンを電車に置いてきて、 翌朝気づいて紛失届を出しました。

・・・という人が年末になると風物詩の如く現れます。

普段から網棚を使わない習慣付けをしておかないと、 いつかやらかします。

かばんは体から離さない、社会人として常識です。

4. 飲み会の日は入館証を会社に置いて行く

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これは、本人というよりチームとしての対策です。

飲み会の日は、会社の引き出しに置いて行く。 これが最強です。

僕がお世話になった企業では、 飲み会の日は上司が部下の入館証をまとめて預かり、 明朝みんなに返すなどの対策をしていました。

預かる上司は負担が増えますが、 そもそも持ち歩かないので確実に効果があります。

あなたのチームでも導入してはいかがですか?

5. ストラップを補強する

入館証がネックストラップから切れて失くした、 というのもよくあるバターンです。

僕自身、このケースの対策には悩んでいます。

経年劣化でいきなり落ちて、 その場で気がついたからよかった、 ということもありました。

ストラップを自由に選んでいい会社は割と少数派です。 ストラップの色で契約形態を判断する為ですね。

ストラップが変えられない以上は仕方がないので、 どうにか知恵をひねるしかありません。

まず、ストラップの紐に関しては ネックストラップを2本することを検討しましょう。

もちろん、どちらかが切れても先端の入館証が 落ちないようにしなくてはいけません。

2本にするのが難しい場合、 ストラップの劣化をよく観察するしかありません。

チームとして月に一回確認する決まりを設けると 良いでしょう。

また、ストラップと入館証ホルダーが離れないように、 継ぎ目をしっかりと補強するのも効果的です。

カードがホルダーから抜け落ちる対策

抜け落ちる側をセロテープで留めるのがベスト。

横からIDを差し込むパターンのカードホルダーの場合は、 絶対にやってください。

私は書類まとめるあの黒いやつ (ダブルクリップっていうらしい)で留めていました。

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これ意外と優れものなんですよね。

この針金の部分とネックストラップをボールチェーンか 紐で繋いでなんちゃって命綱が作れたり。

アイディア次第で無限の可能性秘めてます。

ぜひ試してみてください。

コードリール付きストラップの対策

コードリール付きのストラップ、 便利なんですが取り扱いには要注意です。

リールの付け根とリールの先端が 外れやすくなっているパターンが多く、 伸びるコードが細い。

経年劣化でいずれは確実に擦れて切れるという 社員証入れとしては欠陥だらけのお粗末な商品です。

リールの先から入館証だけが外れて紛失、 という悲劇を生むサイコパスの筆頭格。

こんな欠陥品、使わないにこしたことはないですが、

やむをえず使う場合には、

  • コードの劣化を定期的に確認する
  • リールを伸ばして使わない

そして継ぎ目同士を補強できないか検討しましょう。

6.ホルダーに名刺などの連絡先、電話番号を一緒に入れておく

これも外で失くした時にかなり有効な対策です。

親切な方や警察官や駅員さんが 電話で連絡してくれる可能性を期待できます。

僕も品川駅で社員証を拾ったことがありますが、 社員証に電話番号が書いてあったので、 その場で落とし主に電話し、 無事に届けられたことがあります。

なので、保険としては有効な対策です。

だからといって、失くしたらちゃんと黙ってないで 上司や責任者に報告は怠らないでくださいね!

7.スマートタグをつける

スマートタグという商品をご存知ですか?

スマートタグとは紛失して困る財布や定期券などにつけ、 スマートフォンなどを使って位置情報を把握できる優れもの です。

いわゆるスマホを無くした時に探すあの機能です。

細かい説明もいらないと思いますが、 これよくないですか??

紛失リスクに比べて価格もかなりリーズナブルですので、 定期券や家の鍵などと一緒に入館証にもつけておきたい ですね。

Apple製品やiPhoneを使っている方は、 Air Tagがおすすめですね。

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これをつけておけば、 万がいち紛失した時でも 発見が現実的になります。

私も仕事場では役職的に課長ですので、 課の予算を投じてでも購入してメンバー に配布したい気持ちになります。

会社に交渉してみよう。

会社として紛失しない対策を取っているという PRにもなりますし、費用対効果はとても 高い気がします。

あなたの会社もぜひ検討してみては?? そのときはこのブログ記事も紹介してあげてください。

8.最後に:結局は口酸っぱく注意喚起し続けること

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結局最後はこれなんですよね。

人間、気が緩むと失敗するものです。

結局は普段から口酸っぱく注意喚起して 各々が気を緩めないことが一番肝心です。

何度も言われれば、徐々にですが危機感は浸透しますし、 上司が部下に出来る最も効果的な対策といってもいいでしょう。

とにかく諦めないのが肝心!

以上、8つの対策でした。

一人一人が気をつけて、今年も無事故で乗り切りましょう!

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